Diese Berechtigung ist Standard. Als IT-Administrator muss Nick Zugriff auf das interne Helpdesk-Postfach haben.
Das sieht verdächtig aus. Michael ist Leiter der Buchhaltung, weshalb sein Postfach hochgradig sensible Informationen enthält. Es gibt absolut keinen Grund, warum Nick darauf Zugriff haben sollte. Entfernen Sie ihn aus der Liste der Stellvertretungen, um das Risiko einer Datenschutzverletzung und Compliance-Probleme zu vermeiden.
Dieses Standardpostfach wird von IT-Administratoren für Testzwecke verwendet. Es überrascht daher nicht, dass IT-Administrator Nick als Stellvertretung aufgeführt ist.
Sehr interessant. Ann hat das Unternehmen vor einem halben Jahr verlassen. Gemäß Unternehmensrichtlinie sollte ein Postfach drei Monate nach Ausscheiden eines Mitarbeiters gelöscht werden. Es ist nicht erkennbar, warum das Postfach von Ann noch nicht archiviert wurde und Nick immer noch Zugriff darauf benötigt. Fragen Sie ihn, ob es einen Grund dafür gibt oder ob er es schlicht vergessen hat.
Nick hat im Supportteam gearbeitet, als er zum Unternehmen kam. Das ist jedoch schon eine ganze Weile her, weshalb er keinen Zugriff mehr auf diese Nachrichten haben sollte. Entfernen Sie Nick aus der Liste der Stellvertretungen, damit er keine E-Mails lesen kann, die er nicht lesen sollte, und damit Ihre Prüfer keinen Anlass zu Beanstandungen haben.